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epsas-buch.de
Kapitel 6: Auswirkungen von EPSAS auf die IT / Finanzsoftware

Es soll der Frage nachgegangen werden, inwieweit sich die geplanten EPSAS auf die IT – oder genauer gesagt – auf die Finanzsoftware in einer Organisation auswirkt. Ganz entscheidend für die Abschätzung des Aufwands der Anpassung für EPSAS bei den betroffenen Organisationen ist die Ausgangslage:



Organisationen, die schon von der Kameralistik auf die Doppik umgestiegen sind, werden einen gewissen Anpassungsbedarf in ihrer Finanzsoftware haben, aber sie können die bestehenden Systeme grundsätzlich weiter benutzen. Organisationen, die kameral buchen, werden ihr kamerales System durch eine neue doppikfähige Software ablösen müssen. Außerdem wird die Möglichkeiten behandelt, die Ablösung eines kameralen Systems mit Hilfe einer Übergangsrechnung zu umgehen oder zumindest hinauszuzögern. Dabei wird ein sogenannter EPSAS-Konverter diskutiert.  

Anpassungsbedarf in einer doppischen Finanzsoftware
Da die EPSAS als ausformulierte Standards noch nicht vorliegen, orientieren wir uns zur Abschätzung der Auswirkungen auf ein doppisches Finanzsystem an den IPSAS. Diese dienen als Ausgangspunkt für die Entwicklung der EPSAS und bieten damit eine gute Grundlage für die grundsätzliche Abschätzung der Anforderungen. Die IPSAS und mit Sicherheit auch die EPSAS werden für die Rechnungslegung folgende Bestandteile fordern:
- Vermögensrechnung
- Bilanz
- Erfolgsrechnung
- Gewinn und Verlustrechnung
- Eigenkapitalspiegel
- Darstellung der Eigenkapitalveränderung
- Finanzrechnung
- Cash Flow Statement
- Anhang
- Evtl. Lagebericht.

Das entspricht im Grundsatz auch den Anforderungen der in Deutschland bestehenden doppischen Rechnungslegungsvorgaben, sei es nach den Standards der staatlichen Doppik oder nach den Vorgaben des Gemeindehaushaltsrecht bzw. der Ländervorschriften in den Bundesländern. Bilanz und Erfolgsrechnung sind Standard in jedem Finanzsystem. Der Eigenkapitalspiegel und die Finanzrechnung werden über Reportingfunktionalitäten bzw. Übergangsrechnungen in den Finanzsystemen abgedeckt. Der Anhang und der Lagebericht erfordern „Handarbeit“, aber die Finanzsoftware stellt die entsprechenden Daten über Reports zur Verfügung. Budgetinformationen können ebenso über die Planungs- bzw. Budgetierungsfunktionalität der Finanzsysteme abgedeckt werden.

Die wichtigsten Unterschiede der IPSAS (und vergleichbares ist von den EPSAS zu erwarten) zu den bestehenden am HGB angelehnten Rechnungslegungssystemen in Deutschland sind die folgenden Themenfelder:
- Gliederung der Bilanz
- Bewertung von Vermögensgegenständen und planmäßige Abschreibungen
- Ermittlung von Wertminderungen
- Darstellung und Errechnung von Rückstellungen
- Abzinsung
- Darstellung von Sonderposten
- Transferzahlungen
- Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten
- Angaben im Anhang
- Konsolidierung - Konzernbilanz.

Der zu erwartende Aufwand - sowohl organisatorisch als auch systemtechnisch - mit einer ungefähren Größenabschätzung ist in folgender Tabelle zusammenfassend dargestellt. Es kann festgehalten wird, dass die zu erwartenden Auswirkungen der EPSAS auf die IT-Systeme für doppisch buchende Organisationen überschaubar sind und dafür keine grundlegenden Änderung in der Finanzsoftware notwendig sind. Die meisten Änderungen können über organisatorische Maßnahmen abgewickelt werden.
 

Ablösung eines kamerales Finanzsystem
Das doppische Rechnungswesen und das kamerale Rechnungswesen unterscheiden sich grundsätzlich voneinander. Es ist demgemäß nicht einfach möglich in einer kameralen Finanzsoftware den Doppik-Teil „freizuschalten“. Die „einfache“ Buchung in mehreren „Spalten“, wie sie in einem kameralen System erfolgt und die doppelte Buchführung mit „T-Konten“ folgen komplett unterschiedlichen Systematiken. Außerdem wird in der kameralen Rechnungslegung der „nicht zahlungswirksame Ressourcenverbrauch“ (z.B. einstellen von Pensionsrückstellungen oder planmäßige Abschreibungen von Vermögenswerten) nicht - oder nur unvollständig erfasst und es erfolgt keine komplette Auflistung und Bewertung des Vermögens. Es muss daher von der kompletten Ablösung des kameralen Finanzsystems durch ein doppisches System ausgegangen werden.

EPSAS-Konverter
Der Aufwand für die Einführung eines EPSAS-Konverters als zusätzliches Softwaremodul zur bestehenden kameralen Finanzlösung dürfte mit dem Aufwand für die Ablösung des kameralen Systems und der Einführung eines doppischen Systems „aus einem Guss“ vergleichbar sein. Daher kommt eine solche Lösung nur als Übergangslösung in Betracht für Szenarien, in denen die EPSAS Anforderungen in einem Übergangszeitraum geringer sind und ein einfacherer EPSAS Konverter möglich ist.

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© Michael Oettinger